Comunicación escrita: cómo escribir un buen texto

Hoy hablamos de un estilo de comunicación que no goza de tanta fama como la comunicación oral. En este mundo de imágenes y vídeos parece que la escritura ha quedado relegada a una segunda posición. Sin embargo, no son pocos los clientes que me han expresado que tienen dificultades para escribir correctamente ya sea un texto, un correo electrónico o un mensaje por Whatsapp. En el entorno familiar, ciertas cosas se "permiten" pero las dudas e inseguridades aparecen cuando se tiene que escribir para aplicar a un trabajo o contestar al jefe. Aquí sí es importante dominar la comunicación escrita y tener claro cómo escribir un buen texto.

Es cuestión de imagen

Cuando escribes un email o un mensaje por un chat, la otra persona, al recibirlo, se forma una idea de quien eres. Las palabras que eliges y la forma en la que las usas transmiten una imagen de tí. Es importante tenerlo en cuenta. Cuando estamos con alguien, presencialmente, cuidamos los detalles, nuestros gestos, nuestra imagen, nuestro tono... Lo mismo tendríamos que hacer cuando nos comunicamos por escrito: prestar atención a las palabras que usamos, los signos de puntuación y todos los elementos que van a enriquecer nuestro texto.

Atención al canal

En este punto déjame indicarte que será fundamental que prestes atención al canal. Con "canal" me refiero a qué seas capaz de elegir el mejor soporte para comunicarte con tu interlocutor. Probablemente para hablar con urgencia con alguien de tu familia recurras al teléfono o a cualquier servicio de mensajería instantánea mientras que para compartir impresiones con tu jefe de un trabajo, tal vez la mejor opción sea el correo electrónico. Antes de escribir, piensa qué medio vas a usar. Es relevante porque cada canal tiene sus particularidades:

  • Email: es el mejor canal si lo que quieres es dejar constancia, que quede registro. Para cuestiones urgentes, puedes usar algún elemento como la bandera roja de Outlook que indique a la otra persona que requieres de premura. ¡Cuidado con los correos demasiado largos! Si necesitas explicar algo que requiere de cierta profundidad, resuélvelo en un documento que adjuntes en el mail pero no escribas un cuerpo de email infinito.
  • Whatsapp o plataformas afines: efectivo para conversaciones rápidas, sin demasiado grado de complicación, que no requieran de feedback. Son útiles para transmitir información y habitualmente se responde inmediatamente. Por tanto, haz un buen uso y selecciona bien la información que transmitirás por aquí.
  • Papel: sí, sí, no renuncio al papel. Me refiero a las cartas o envíos por correo postal con textos de puño y letra. ¿Cuando usarlos? Cuando queramos transmitir seriedad, solemnidad y formalidad.
Estructura: organiza la información

Antes de empezar a escribir, practica la empatía y ponte en la piel de la persona que va a recibir tu texto. La pregunta fundamental es: ¿qué quieres transmitirle? Ponlo en palabras sencillas, que quede claro, ¿cuál es la idea principal que esa persona debe captar una vez leído todo el texto? A partir de aquí, una vez definida la idea, el mensaje, puedes desarrollar todo lo demás. La estructura clásica de los textos argumentativos te puede servir:

  • Introducción: primeras líneas dedicadas a contexto, a explicar el motivo de tu comunicación.
  • Desarrollo: el párrafo o parrafos donde explicas las razones o explicas tu idea.
  • Conclusión: es el cierre de tu texto, la oportunidad de reforzar la idea que te parece fundamental.
Transmitir emoción

Vamos ahora con los elementos a nuestra disposición para enriquecer el texto y ayudarnos a transmitir nuestras emociones también en la comunicación escrita.

  1. Signos de puntuación: nos van a ayudar a expresar emociones de forma explícita. Veamos ejemplos:
    • Te veo esta tarde. El punto final indica que es una afirmación.
    • ¿Te veo esta tarde? Los signos de interrogación indican que estamos formulando una pregunta.
    • ¡Te veo estar tarde! Los signos de exclamación indican una cierta alegría, ilusión, acción.
    • Te veo esta tarde... Los puntos suspensivos expresan una cierta duda, no está del todo claro.
  2. Emoticonos: permiten introducir muchos matices pero aquí atención con el uso que le damos, especialmente va a depender del contexto. Por ejemplo, en algunas conversaciones de empresa, los emoticonos forman parte habitual de las conversaciones mientras que en otras no estaría bien visto. Antes de usarlos en un entorno labora, presta atención a tu entorno.
  3. Subrayar, negrita, uso de mayúsculas, cambiar el color: Todos estos elementos sirven para recalcar, para indicar importancia. Son útiles si, sobre todo, no abusas de ellos.

Espero que todos estos elementos te sirvan para enfocar tu comunicación por escrito, la práctica es una de las claves del éxito. Cuenta conmigo para acompañarte en el proceso de mejorar tu comunicación o la construcción de textos.

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