Fases por las que seguramente haya pasado tu equipo virtual durante el COVID-19

Uno de los legados del COVID-19 en nuestro país ha sido mostrarnos que el prejuicio hacia el teletrabajo no tiene ningún sentido. Ahora sabemos que podemos cumplir con los objetivos sin que eso requiera compartir un espacio físico. Sin embargo, junto a esta constatación, también muchas organizaciones se han dado cuenta de que trabajar en remoto requiere tanto de inversión en tecnología como de inversión en formación. Y no es de extrañar: coordinar a un equipo de colaboradores desde el salón de casa no es lo mismo que hacerlo desde el despacho. Tampoco es lo mismo coordinar a un equipo virtual cuando se tienen las herramientas que cuando no se tienen.

Si para ti y para tu equipo esta es la primera experiencia real de trabajo en remoto, seguramente habréis pasado por las siguientes cuatro etapas:

Agendas colapsadas por videollamadas

En una primera fase, las primeras tres semanas de confinamiento, las agendas estaban que echaban humo. Ibámos de videollamada en videollamada. A menudo eran conversaciones poco efectivas donde no había una orden del día clara y se mezclaban distintos niveles de información. En estas llamadas se comentaban las últimas notícias, se expresaban dudas sobre el futuro de la propia organización y, finalmente, se abordaban los temas más urgentes del trabajo en común. Todo puesto entre paréntesis, sin certezas, sin ir más allá porque no sabíamos qué iba a suceder al día siguiente. Algunos roles de liderazgo se asumieron desde el control, multiplicando las reuniones con todos los niveles de la organización. Fue una fase en los que las personas que se manejan desde la necesidad de controlar cada detalle lo pasaron realmente mal. La situación se les escapaba de las manos. Tenían poca experiencia comunicando a través de pantallas.

Cruzada en el desierto

Si me permitís, creo que los quince días siguientes vinieron marcados por una etapa a la que he llamado "cruzada en el desierto". Llegamos a esta etapa "empachados" de información, de mails y de videollamadas. La respuesta lógica fue cortar por lo sano: se redujeron las reuniones, en cantidad y duración; se limitaron los comentarios personales porque ya no apetecía tanto hablar por hablar, ahora seleccionamos más las interacciones sociales. En esta etapa nos encerramos un poco porque vimos que la situación se iba a alargar. La respuesta en la gestión de equipos fue pensar y discutir cómo nos íbamos a organizar a partir de ese momento. El caos inicial empezaba ahora a organizarse. Fue la fase de toma de conciencia.

Levantar la estructura

A partir del segundo mes de confinamiento, todos vimos claro que si China e Italia estaban alargando sus confinamientos, nosotros también. Por tanto, empezamos a construir y poner en marcha lo que hasta ahora habían sido solo intuiciones. Trasladamos las pautas de organización física al mundo online: fijamos un día de reunión, calendarizamos las sesiones informativas generales, los correos electrónicos se mandaban y recibían con mucho más orden y sentido común. En esta etapa es cuando levantamos la estructura de una nueva forma de trabajar y de comunicar.

Etapa de recapitulación

Ahora diría que muchos equipos están en una etapa de consolidación de todo lo aprendido. Podemos empezar a valorar lo que ha salido bien y buscar una solución para aquello que se nos ha escapado (a partir de todo lo aprendido). Es momento de reflexión, asumiendo que la reflexión también puede ser tremendamente creativa. Es importante celebrar y darnos cuenta de lo que SI ha funcionado. Es fundamental poner el foco en lo que NO ha funcionado, así evitarás que se enquiste. ¡Todavía tienes tiempo!

Como verás, entre la primera etapa y esta última han pasado dos meses y pico (como poco). Evidentemente cada organización requiere su tiempo de adaptación. La tesis que aquí expongo es que con formación previa, las tres primeras fases no hubieran existido o, si lo prefieres, las hubiéramos transitado con muchísima más velocidad. Desde el primer momento de confinamiento nuestro equipo hubiera estado trabajando con tranquilidad y eficacia.

Te propongo que inicies un proceso de reflexión honesto sobre lo que han ido bien y lo que no. La buena noticia es que las habilidades comunicativas se entrenan y se aprenden.

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