Equipos virtuales: aprovecha las ventajas y limita los inconvenientes

Se escucha por todas partes: el teletrabajo ha venido para quedarse. Y la verdad es que ¡ya era hora! Por fin muchas personas han dejado atrás ciertas reticencias y la crisis del COVID-19 ha servido para testar cuan preparadas estaban las organizaciones y sus equipos para el salto de la transformación digital.

Si me permitís, en lo que se refiere a equipos virtuales, me gustaría distinguir entre distintos niveles. Por un lado, existen los equipos formados por personas de distintas culturas, repartidas por todo el mundo y que con mucha probabilidad no se han visto en persona jamás. Su relación siempre ha pasado por la pantalla y son equipos formados de manera telemática para los que la virtualidad está en su ADN. Por el otro lado, tenemos los equipos de trabajo que tradicionalmente han tenido en la oficina su punto de encuentro y son precisamente estos los que, tras la crisis del COVID-19, han sufrido las mayores transformaciones.

Puede ser que algunos de estos equipos ya hubieran experimentado con algunos días de teletrabajo semanales. Esto es positivo, pues ya existían antecedentes y unos primeros atisbos de organización online. Las organizaciones que ya habían dado estos primeros pasos han tenido ventajas notables pues algunos aspectos ya estaban decididos de antemano. Por ejemplo, estas organizaciones tenían resuelto el tema de la nube o el acceso en remoto a archivos compartidos. Sin embargo, también hay las empresas que hasta ahora se habían mostrado reticentes. Para ellas, este es un cambio cultural de gran calado y, como tal, requiere de nuevas habilidades. Por supuesto, también nuevas habilidades comunicativas para el liderazgo.

A grandes rasgos, si en estos momentos enfrentas una situación como la descrita anteriormente, es decir, tu equipo se encuentra entre la presencialidad y la virtualidad, no desesperes. Existen múltiples formaciones donde encontrarás recursos sobre cómo gestionar y liderar equipos. Entraremos en detalle en futuros posts. Lo que sí quiero brindarte ahora es la oportunidad de darte cuenta de las ventajas de la virtualidad y sus desventajas para que puedas anticiparte a ellas.

Beneficios de los equipos virtuales

La primera ventaja clara de los equipos virtuales tiene que ver con maximizar los recursos, es decir, estamos ante una estructura mucho más flexible que permite hacer un uso distinto de los recursos. Asimismo, otra ventaja diferencial es que los equipos virtuales atraen talento que dificilmente sería alcanzable desde la presencialidad, es decir, un equipo virtual se puede plantear incorporar al equipo a un rango de profesionales que no serían alcanzables en el esquema clásico físico. En tercer lugar, y no por eso menos importante, especialmente en el campo de la comunicación, tiene que ver con la colaboración. Los equipos virtuales, en general, explicitan las formas de colaboración. Para que lo entendamos: si cada día nos vemos en la oficina, probablemente no hemos considerado relevante debatir sobre cuando serán nuestras reuniones, qué duración tendrán, cual será el tono, qué comportamientos estarán permitidos y cuales no. Lo más probable es que al llegar por primera vez nos encontrásemos con unas estructuras o formas de hacer y que nos hayamos adaptado. En los equipos virtuales, por el contrario, al no contar con la presencialidad se requiere que todo se explicite, se hable, se ponga encima de la mesa. Y por tanto, que las formas de colaboración se acuerden.

Los retos de los equipos virtuales

Si hemos hablado de las ventajas, ahora abordaremos los retos, aquellos aspectos que deberás tener en cuenta para poder anticipar una respuesta. En primer lugar, la composición del equipo. Si estás liderando un equipo que ya estaba formado cuando llegaste no tendrás más remedio que adaptarte. Pero date cuenta de que no todos servimos para la virtualidad o que a algunos les cuesta más que a otros. En este sentido, será fundamental que mantengas conversaciones sobre el "cómo" se hacen las cosas, no solo sobre el "qué" se debe hacer.

En segundo lugar, el aislamiento. Este es el gran clásico de los equipos virtuales, la sensación de aislamiento que fácilmente pueden sentir los miembros del equipo. La soledad tiene una incidencia directa en el grado de motivación así que anticípate y busca formas/rutinas para asegurar el intercambio y los flujos de información.

En tercer lugar, la tecnología. Y por favor, no consideres solo los dispositivos o el software. Piensa también en el acceso a la tecnología, es decir, en si todos los miembros de tu equipo tienen las habilidades necesarias para usar esta tecnología.

Y, finalmente, probablemente el más relevante, la comunicación. Los equipos virtuales necesitan normas claras de funcionamiento porque pueden pasar semanas y meses hasta que dos personas tengan que hablarse directamente. En este sentido, es fundamental el trabajo de diseño del plan de comunicación del equipo, un proceso en el que te aconsejo que incluyas a los miembros del equipo solicitándoles feedback. En general, las comunicación cara a cara es siempre más eficaz así que reserva las videollamadas para aquellos temas especialmente relevantes o las entrevistas personales. En segundo nivel tenemos las llamadas telefónicas que, a pesar de no tener imagen, también nos permiten captar mediante el sonido la emocionalidad de la otra persona. En último nivel tenemos el mensaje y el mail, muy útiles para la transmisión de información pero limitados a un nivel más profundo.

No desesperes. Te invito a pensar la gestión de equipos virtuales desde la naturalidad. Aprovecha la necesidad de explicitar las reglas de funcionamiento, especialmente si estáis creando vuestro método de trabajo online en este momento. Será un placer para mí acompañaros con formación específica o coaching de equipos.

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